Zonder een goede backoffice ben je als flexbedrijf nergens. Maar de grote veranderingen vinden nu plaats in de frontoffice. Twee softwareleveranciers over wat zij de belangrijkste frontofficetools van 2022 vinden.
“Het begeleiden van vraag en aanbod moet beter. Zowel aan de inlenerskant als aan de kant van de kandidaat”, vindt René Bolier, chief commercial officer van Mysolution. In deze tijden van schaarste vinden flexbedrijven recruitment steeds belangrijker, redeneert Bolier. “Dus gaat nu veel aandacht uit naar hoe je op dat terrein extra waarde kunt toevoegen. En dus moet je creatief zijn. Met opleiden, job carving maar ook met slimme tools die meer inzicht geven in de arbeidsmarkt, zodat je beter weet waar je moet zoeken.”
Maar ook naar de kandidaat toe is het belangrijk goed in beeld te krijgen wat de mogelijkheden zijn, meent hij. “Hoe maak je inzichtelijk welke carrièrepaden logisch zijn? Je moet iemands vaardigheden en competenties in beeld brengen. En visualiseren wat voor de kandidaat de opties zijn – nu, maar ook over een paar jaar. Tools die je daarbij helpen, hebben heel veel potentie.”
Recruitmenttools
Verder zijn er uiteraard de recruitmenttools die helpen de enorme hoeveelheid data in kaart te brengen en te ordenen (ook wel data parsing genoemd), om zo beter te kunnen matchen. “Het is voor flexbedrijven cruciaal om het inzicht in wat ze doen, te verbeteren.” Daarom heeft Mysolution onlangs OnRecruit gekocht, een tool die alle marketing-, wervings- en backofficedata met elkaar combineert. “Van een kandidaat weet je dan in een oogopslag het hele traject. Maar je kunt zo ook alle data van alle kandidaten samenvoegen om zo een overzicht te krijgen van zaken als de omzet, winstmarges – nu, en kijkend naar de toekomst.”
Overigens is het niet zo dat de backoffice helemaal geen aandacht meer nodig heeft, zegt Bolier. “Het belangrijkste is dat je up-to-date blijft op het gebied van wetgeving en cao’s en dergelijke. Maar we zien ook dat de backoffice vaak nog wat los staat van de rest van de business – zowel technisch als qua team. Terwijl er veel informatie zit die je als frontoffice kunt gebruiken.” Zo kan de backoffice veel data geven over welke vacatures het meeste opbrengen. “Daar kun je als frontoffice natuurlijk heel veel mee. Bijvoorbeeld meer op basis van echte uren en margedata werken. Het is ook leuker werken wanneer je, als je sales doet, precies weet wat je inzet oplevert.”
Verschillende frontoffice-applicaties
“De ontwikkelingen in de frontoffice gaan steeds sneller”, stelt product owner Stijn Broers van Pivoton. “Om succesvol te blijven, vraagt dit flexibiliteit in de frontoffice. In combinatie met betrouwbaarheid in de backoffice. Focus is nodig, omdat alleen zo de gevraagde kwaliteit op het hoogste niveau kan worden geleverd. Wij richten ons daarom vooral op de mid- en backoffice, want daar ligt onze kracht.”
Daar zijn nog twee redenen voor, aldus Broers. Ten eerste zijn er zoveel verschillende frontoffice-applicaties, dat je nooit in alles kunt excelleren. “Ten tweede valt er nog veel winst te behalen bij het verbeteren van de koppeling tussen de back-, mid- en frontoffice. Zoals het zorgen voor een nog makkelijkere invoer van gegevens van een nieuwe werknemer, de juiste documentafhandeling en het volautomatisch verwerken van de urenbriefjes.”
Toekomstbestendig digitaliseren
Cruciaal voor flexbedrijven is het toekomstbestendig digitaliseren. Dat betekent verdergaande koppelingen en integratie met die partijen die op hun specifieke gebied excelleren. “Kijk naar je primaire behoefte en maak van daaruit stapsgewijs keuzes die jouw business het beste ondersteunen. Daardoor behoud je de flexibiliteit en automatiseer je in je eigen tempo.”
Neem een goede koppeling met planningspakketten. Broers: “Dit speelt bij de meeste klanten. Ons systeem ziet dat je een planningspakket hebt. Wij maken dan de koppeling. Vervolgens zie je in één oogopslag of en waar iemand aan het werk is, tot wanneer en waar. Op het moment dat je dat in beeld hebt, kun je hem of haar inplannen, en wordt automatisch een werkbriefje gegenereerd.” Dit is met name belangrijk bij flexkrachten van wie de uren wisselen, zegt Broers. “Als mensen iedere week hetzelfde werkschema hebben, is dit natuurlijk minder relevant.”
Interactie front- en backoffice
Verder is meer interactie tussen de front- en backoffice dus erg belangrijk, meent Broers. “Op zich zijn die nu natuurlijk ook al aan elkaar gekoppeld. Maar wat je vaak ziet is dat die koppeling niet volledig is. Neem een planningspakket: een flexkracht wordt ingepland voor bepaalde werkzaamheden, want hij of zij staat geregistreerd als werkzaam bij een bepaald bedrijf. Maar wat dan niet direct zichtbaar is, is dat die persoon gesolliciteerd heeft bij een andere werkgever en op het punt staat om van baan te wisselen. Dat wil je natuurlijk in een oogopslag zien. Dat soort zaken kunnen dus nog beter.”
Een andere functionaliteit die Broers ziet komen, is de centralisatie van alle contactinformatie in een systeem. “Dus alle e-mails, WhatsApp-berichten en telefoontjes bij elkaar. Zodat de consulent in een keer kan zien wat er is besproken met de flexwerker. Of dat wanneer een flexwerker belt, de consulent op het scherm meteen ziet wie er belt en waar recentelijk contact over is geweest. Op zich gaat het hier niet om cutting edge-technologie, wel is het de bundeling van veel verschillende soorten informatie die het gecompliceerd maakt.”
Expertise
Maar welke keuze je ook maakt, zegt René Bolier van MySolution, spreek met zoveel mogelijk andere bedrijven over hun ervaringen. “En ga met leveranciers in zee die eigenaarschap nemen en die met je meedenken. Over de situatie nu, maar ook over die van een paar jaar.” Ook belangrijk: dat de partij die een tool installeert, je vervolgens blijft helpen als er problemen optreden. “Het is daarbij natuurlijk van belang dat een leverancier goed bekend is met het koppelen van verschillende systemen.”
Net zo belangrijk is dat je als organisatie de interne expertise hebt om alle processen uit te tekenen, om te zien waar je precies behoefte aan hebt. “Heb je die expertise niet, dan moet je die inhuren. Want uiteindelijk ken je zelf je organisatie het beste.”
Dit artikel, geschreven door Fons van Lier, is gepubliceerd in het Flexmarkt digimagazine april 2022.
